Procedura Gestione Reclami
1. Scopo:
2. Campo di applicazione:
3. Definizioni:
RECLAMO: segnalazione, commento, raccomandazione riguardanti il luogo di lavoro e/o non conformità, reali o presunte, allo standard SA8000.
4. Riferimenti:
SGRS-AX-02: Glossario e Termini di responsabilità sociale.
5. Autorità e responsabilità:
Amministratore Delegato
È altresì responsabile della revisione di tutte le denunce.
RSGRS
È autorizzato a fornire le risorse necessarie per implementare i piani di azione in seguito a denunce
6. Modalità operative
6.1 Ricezione del reclamo
Ogni lavoratore può sporgere reclami in relazione a fatti e accadimenti aventi natura di abuso, offesa o illegalità verificatisi nell’ambito lavorativo o ad esso legati e in contrasto con i principi di responsabilità sociale della norma SA8000.
Il lavoratore può farsi promotore di reclami anche tramite il Social Performance Team e/o l’Ente di Certificazione SA8000.
Il reclamo può avere forma anonima. IFSD SRL garantisce la massima riservatezza sui fatti denunciati o evidenziati, nei limiti della libertà di indagine, inoltre IFSD SRL si impegna ad indagare anche in caso di segnalazioni anonime.
Le segnalazioni di reclamo avanzate da una o più parti interessate e indirizzate a IFSD SRL, aventi per oggetto temi inerenti al sistema di responsabilità sociale, sono raccolte dal Social Performance Team.
I reclami possono essere inoltrati al SPT compilando l’apposito modulo “MOD_009_001”
Inoltre, per garantire ai lavoratori e a tutte le parti interessate (stakeholders) una facile comunicazione di rilievi e suggerimenti in merito agli aspetti inerenti SA 8000, l’azienda ha istituito un sistema di inoltro segnalazioni che potranno essere:
Dirette in azienda al RLSA8000 sia verbalmente sia per iscritto indirizzandole al RLSA8000
Dirette in azienda: NELL’APPOSITA CASSETTA
Le segnalazioni possono sempre essere inviate anonime oppure firmate.
Tutte le segnalazioni verranno prese in esame dal Rappresentante dei Lavoratori per SA8000 congiuntamente al Rappresentante della Direzione. Nell’arco di 7 giorni la direzione si impegna a comunicarvi cosa intende fare a seguito della segnalazione ed i tempi necessari per la risoluzione.
In allegato rimettiamo il modulo per l’invio delle segnalazioni: SA.02.02 Modulo segnalazioni SA8000 Rev01.
È compito del SPT verificare che gli indirizzi citati siano correttamente riportati nelle comunicazioni interne ed esterne relative alla SA8000.
6.2 Gestione del reclamo
Il reclamo è gestito dalla Direzione che, supportata dal SPT, ne coordina la risoluzione facendo intervenire le funzioni competenti ed attivando le necessarie azioni correttive secondo quanto previsto nell’apposita procedura.
Tutte le segnalazioni verranno prese in esame dal Sociale Performance Team. Nell’arco di 7 giorni la direzione si impegna a comunicarvi cosa intende fare a seguito della segnalazione ed i tempi necessari per la risoluzione.
IFSD SRL favorisce l’incontro diretto e lo scambio di valutazioni con il dipendente resosi autore del reclamo, eventualmente affiancato dal SPT, allo scopo di conseguire una completa conoscenza dei fatti e al fine di dare sostegno e concreto contributo al lavoratore vittima o testimone di forme di abuso, offesa o fenomeni di scorrettezza o illegalità.
IFSD SRL garantisce il compimento di ogni tipo di sforzo e azione concreta atti a dare soluzione al problema evidenziato e a prevenire il verificarsi di situazioni analoghe o similari.
IFSD SRL non attua alcuna forma di ritorsione o discriminazione nei confronti dell’autore di un reclamo.
Nel caso in cui IFSD S.r.l. non prendesse in carico tali reclami o segnalazioni è riconosciuta la possibilità, per i lavoratori e le altre parti interessate, di comunicare i propri reclami in forma scritta direttamente a Si Cert al seguente indirizzo, che l’azienda provvederà a comunicare al proprio interno:
Salerno – Italia Via SS 18 n° 119-12/84047 Capaccio – Paestum (SA) – Italia
Tel: 800.98.38.73
Mail: reclamisa8000@sicert.net
Qualora Sicert Sagl si dimostrasse carente nell’applicazione della procedura, è riconosciuta la possibilità da parte di IFSD S.r.l., per i lavoratori e le altre parti interessate, di comunicare i propri reclami in forma scritta direttamente all’ente di accreditamento al seguente indirizzo, che l’azienda provvederà a comunicare al proprio interno:
Social Accountability Accreditation Services (SAAS) 15 West 44th Streeth, 6th Floor, New York, NY 10036
Fax: +1-(212)-684-1515
Email: saas@saasaccreditation.org
6.3 Risposta del reclamo
IFSD SRL si impegna ad informare l’autore del reclamo delle azioni correttive intraprese per dare soluzione ai fatti denunciati.
7. Registrazioni
I reclami inoltrati a IFSD SRL sono annotati in un apposito registro “SA.02.01_Registro_Reclami” dove si dà evidenza dell’oggetto del reclamo, della sua origine, della persona a cui è stato dato incarico di gestirlo a livello operativo e delle azioni correttive che sono state intraprese per dargli soluzione.
Le annotazioni sul Registro Reclami sono affidate al SPT.
Sl. N. | Titolo | Periodo di conservazione | Custode |
1 | MOD_009_001 registro dei reclami | Min 3 anni | RSGRS |
2 | Denuncia / reclamo | Min 3 anni | RSGRS |
8. Cronologia modifiche documento:
Revisione n. & Versione n. | Riepilogo delle modifiche dalla versione precedente del documento |
Modifiche attuate da | Commento RSRGS |
R-00, V-01 | Prima versione | N/A | Nulla |
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